企業(yè)在管理人事檔案存在的問題

房瑋凡

摘要：隨著社會的快速發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，企業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致了企業(yè)人才需求量的逐漸增加，從而使公司人員的流動性增大，這對企業(yè)在管理人事檔案過程中，出現(xiàn)了很多新的問題和矛盾，同時也增加了檔案管理工作的難度。本文經(jīng)過對市場的分析，研究數(shù)據(jù)，探討總結(jié)，企業(yè)在管理人事檔案時存在的問題，針對性的提出了改善建議，為企業(yè)的發(fā)展做出參考意見。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；人事檔案；問題

全球市場經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的這些年，企業(yè)也在逐漸的發(fā)展，而人才的流動性也在前所未有的增加，這對人事檔案的管理工作造成了很大的困難，在一些方面，出現(xiàn)了很多新的問題與矛盾，使人事檔案管理工作顯現(xiàn)出許多的弊端以及滯后性。這需要企業(yè)在管理人事檔案方面的改善，需要采用新科技的手段，標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的管理人事檔案，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的幫助，為人事檔案的管理者解決問題。

1.企業(yè)在管理人事檔案時存在的問題

目前的社會大環(huán)境發(fā)展之下，我國的企業(yè)運(yùn)營過程中，在管理人事檔案時存在了很多的問題，主要以管理隨意、檔案資料質(zhì)量較差、管理方式的落后等幾個方面為主。

1.1管理隨意

在目前企業(yè)的人員招聘時，大多以簡約的填寫表格為主，然后由人事進(jìn)行管理保存。一般都隨意的放置，并沒有嚴(yán)格按照企業(yè)的規(guī)章制度來保管，是的企業(yè)的制度形同虛設(shè)。這些一系列的原因?qū)е铝似髽I(yè)對于人事檔案的管理欠缺，經(jīng)常發(fā)生遺棄、丟失、更新不及時等問題，為企業(yè)的發(fā)展造成了一定的不便。

1.2檔案質(zhì)量差

檔案質(zhì)量問題主要表現(xiàn)在人員資料的不齊全、檔案材料的不合格以及檔案內(nèi)容的不真實(shí)等幾個方面。在企業(yè)對工作人員的崗位進(jìn)行調(diào)度或者辭退時，簡單的備注，并沒有詳細(xì)的注明該員工在企業(yè)期間的獎懲績效等資料。對于檔案的材料不合格問題，一般有紙張的規(guī)格、字跡潦草以及手續(xù)不完全等幾個原因。對檔案內(nèi)容的不真實(shí)主要是求職人員填寫資料的失真，求職人員出于自己的切身利益，對資料的填寫進(jìn)行假冒，對檔案資料的真實(shí)性造成了質(zhì)疑。這些問題嚴(yán)重的影響了檔案的質(zhì)量，同時也加大了企業(yè)對于人事檔案管理的難度。

1.3管理方式落后

在目前的企業(yè)對人事檔案的管理過程中，主要以書面資料的保存為主，而人員的流動性到一定程度時，這對人事檔案管理者的工作會造成很大的壓力。也會經(jīng)常發(fā)生一些遺漏、找不到的現(xiàn)象發(fā)生，同時，人事檔案的資料利用信息價值低，內(nèi)容的陳舊，都導(dǎo)致了這種管理方式的落后性，缺乏了實(shí)時更新的信息技術(shù)，造成了檔案資料的滯后性。

1.4管理制度欠缺

我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，伴隨著人事制度的不斷完善。在以前的人事檔案管理過程中，出現(xiàn)了一些很明顯的問題，不能夠及時的適應(yīng)這個社會的發(fā)展。在許多企業(yè)的人事制度方面，也有著欠缺和不完善，需要企業(yè)解決。

1.5管理的不規(guī)范

在企業(yè)的人事檔案中，檔案資料是對建檔人員不公開的，而檔案資料的不透明、不公開等問題，也對當(dāng)事人員的聲譽(yù)和信用造成了一定的影響。這是企業(yè)對人事檔案管理的不規(guī)范，需要企業(yè)進(jìn)行管理的改善。

2. 企業(yè)在管理人事檔案時存在問題的應(yīng)對

2.1加大管理力度

對于人事檔案的隨意放置等問題，企業(yè)需要加大管理力度，對相關(guān)管理人員的工作提出要求，進(jìn)行培訓(xùn)，避免隨意放置等問題發(fā)生。對員工的人事檔案進(jìn)行合理規(guī)范的保存，要防止遺漏、丟失等問題出現(xiàn)。

2.2檔案質(zhì)量的合格

企業(yè)在求職人員的面試時，應(yīng)首先保證檔案紙張的質(zhì)量合格，并且紙張要符合公司要求的規(guī)格，不可出現(xiàn)褶皺、破損等問題。在求職人員的填寫過程中，要求字跡工整，內(nèi)容真實(shí)，對于求職人員入職時的手續(xù)要齊全。對工作人員在企業(yè)從業(yè)期間，所有的獎懲、培訓(xùn)教育、面談結(jié)果等資料都要有詳細(xì)的記載，以保證企業(yè)人事檔案的質(zhì)量合格化，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的基礎(chǔ)。

2.3管理方式改善

針對于現(xiàn)在的企業(yè)運(yùn)營中，人事檔案的雜亂，隨意放置等一系列原因，所導(dǎo)致的消息陳舊、滯后以及遺漏等問題，企業(yè)應(yīng)該改善內(nèi)部人員對于人事檔案的管理方式，采用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，高效率的解決問題，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的實(shí)時性。

2.4完善管理制度

在目前的企業(yè)文化中，并沒有完善的人事檔案管理制度。而隨著社會的發(fā)展，一些矛盾與問題卻越來越明顯，這就需要企業(yè)對人事檔案管理制度中不完善的方面加以改進(jìn)，要及時、完整的收錄檔案資料，并嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的整理檔案。

2.5規(guī)范檔案管理

在人事檔案的管理過程中，要規(guī)范檔案管理，健全檔案科目，細(xì)化管理目標(biāo)。要對在職人員的資料進(jìn)行及時的補(bǔ)充，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的反映，對該員工的個性、能力、態(tài)度等方面做出詳細(xì)的資料，為用人單位提供更好的人事檔案資料，充分的體現(xiàn)出檔案資料的存在價值。

2.6提高管理人員素質(zhì)

管理人員是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，企業(yè)要想對人事檔案的管理更進(jìn)一步，就必須對管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，不斷地指導(dǎo)，提高管理人員的素質(zhì)。根據(jù)職業(yè)道德的教育，科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，在新要求的社會環(huán)境中，做到人事檔案管理工作的專業(yè)性、保密性。

3.結(jié)束語：

綜上所述，人事檔案管理工作的改善是一項非常復(fù)雜的工程。在目前的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，人才是企業(yè)持續(xù)性發(fā)展的重中之重，這就需要企業(yè)對求職人員的招聘時，對求職人員的檔案資料有著詳細(xì)的了解，對工作人員的錄取要有更高的標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展奠定更好的基礎(chǔ)，同時對于檔案管理工作要求也更加嚴(yán)格，要求管理人員能夠及時的對管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析改進(jìn)，將人事資料有效利用。這首先需要企業(yè)對人事檔案管理工作加大管理力度，針對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以職業(yè)道德為要求，以科學(xué)技術(shù)為輔助，完善人事檔案的管理制度，規(guī)范人事檔案的管理要求，保證人事檔案資料的質(zhì)量，努力實(shí)現(xiàn)新環(huán)境發(fā)展下，企業(yè)人事檔案管理的必要性，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，從而幫助提升社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度。

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