高等學(xué)校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理芻議

張昱明　張愛莉　徐博

摘 要 高等學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)教育逐漸受到社會各方面關(guān)注，如何提升其教學(xué)水平以及加強其管理模式，逐漸成為各領(lǐng)域?qū)W者深入探討的問題，而在有關(guān)網(wǎng)絡(luò)教育工作中，學(xué)生檔案的管理是其教育工作中不可忽視的重要環(huán)節(jié)，也是做好網(wǎng)絡(luò)教育工作的重要基礎(chǔ)。對此本文從高等學(xué)校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理存在的問題以及解決策略進行了分析，并簡單介紹了本校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生成績歸檔工作，以期為今后的檔案管理工作貢獻一份力量。

關(guān)鍵詞 高等學(xué)校 網(wǎng)絡(luò)教育 學(xué)生檔案管理

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

隨著高等教育的改革以及知識的更新，教育的終身化理念也逐漸被人們認同。在網(wǎng)絡(luò)教育管理過程中，學(xué)生的綜合素質(zhì)以及基本情況都可以在學(xué)生檔案中得到很好的體現(xiàn)，它幾乎記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)階段的所有情況，包括其德智體美勞等各方面，也在很大程度上體現(xiàn)了學(xué)校的教學(xué)水平，對學(xué)生的成長起著重要的作用。因此，分析其檔案管理中出現(xiàn)的問題，做好檔案的改進措施，對于進一步改善高等學(xué)校網(wǎng)絡(luò)教育的學(xué)生檔案管理具有極其重要的作用。

1高等學(xué)校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.1對檔案管理重視程度不高，制度不健全

由于對網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案工作缺乏足夠的重視，這在很大程度上制約了檔案工作者收集、整理和利用成人教育學(xué)生檔案的積極性和主動性。同時缺乏規(guī)范的管理制度，也導(dǎo)致了不少疏漏。雖然2008年由教育部和國家檔案局聯(lián)合制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對高校檔案進行了詳細的分類，也對檔案的歸檔、整理和利用指明了方向，但其中并沒有對檔案管理過程中的具體處理流程、格式規(guī)范進行詳細的描述，因此，部分高校的網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理工作有較大的隨意性。比如，個別主管領(lǐng)導(dǎo)沒有把學(xué)生檔案管理工作列入辦學(xué)議事日程，沒有統(tǒng)一的檔案格式，管理人員也認為檔案不會長期存放在學(xué)校而是隨著學(xué)生畢業(yè)就轉(zhuǎn)走了，因而不需要認真整理；還有網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生在填寫檔案時不認真、不仔細，不關(guān)心檔案去向，檔案意識淡薄。

1.2機構(gòu)設(shè)置不全，管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理隊伍普遍比較薄弱。高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位，負責檔案管理的工作的，都是從事招生、教務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍等繁雜工作的兼職人員，絕大多數(shù)未受過專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏檔案業(yè)務(wù)知識和利用信息化技術(shù)建設(shè)檔案的技能，無法很好地掌握對檔案工作的分類、歸檔、整理等工作，給檔案管理帶來困難。而兼職人員的日常事務(wù)性工作量大，也無法投入較多時間和精力來完成檔案管理工作，降低了檔案的質(zhì)量，如檔案材料缺失、不全，歸檔不及時、不準確。

2相應(yīng)的解決策略

2.1強化檔案管理意識，提高工作人員的管理水平

在對待學(xué)生檔案的管理上，相關(guān)工作人員應(yīng)該依照法律的要求對其進行相應(yīng)的處理。第一，在工作人員中大力宣傳檔案管理的重要性，定期進行培訓(xùn)，使其隨時掌握檔案管理的最新動態(tài)，強化對學(xué)生檔案管理的認識；第二，檔案管理部門應(yīng)該加強檔案管理的監(jiān)督制度，并健全材料的收集制度；第三，應(yīng)該嚴格要求學(xué)生按照相應(yīng)的程序認真填寫本人的學(xué)生登記表與畢業(yè)生登記表；第四，對學(xué)生檔案材料的收集整理要及時準確。

2.2規(guī)范管理制度、依法治檔

學(xué)校應(yīng)根據(jù)國家頒布的檔案法規(guī)，完善學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度。一是要統(tǒng)一標準，如在各類有關(guān)學(xué)籍檔案表格時，要統(tǒng)一格式，以便整理、裝訂和歸檔；二是應(yīng)根據(jù)辦學(xué)性質(zhì)的不同，嚴格區(qū)分學(xué)籍檔案的不同類別；三是在收集檔案材料時要注意規(guī)范、完整；四是對學(xué)籍檔案的歸檔時間要做出具體規(guī)定，以確保及時歸檔。

2.3增強檔案監(jiān)督力度，確保檔案資料的真實性以及完整性

認真收集、整理學(xué)生檔案材料，對不完整抑或有問題的檔案資料及時進行更新處理，確保檔案資料的有效性以及完整性。除此之外，學(xué)校還應(yīng)該對有助于學(xué)生日后擇業(yè)的資料進行全面的調(diào)查，確保其全面性，從而為學(xué)生今后的就業(yè)貢獻一份力量。

2.4強化管理手段，推進學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化進程

隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用和信息網(wǎng)絡(luò)化的高速發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已成為歷史發(fā)展的趨勢，因此我們在承認現(xiàn)階段紙質(zhì)檔案管理仍是學(xué)籍檔案管理的基本工作內(nèi)容和主要對象的同時，還要密切關(guān)注檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，加強對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)敏銳的信息意識和駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備的能力，并堅持從實際出發(fā)，在改革傳統(tǒng)工作方式上下功夫，努力加快學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化步伐。

3我校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生成績歸檔工作

3.1存檔的成績單

由于我校網(wǎng)絡(luò)教育畢業(yè)人數(shù)逐年增加，最多達5萬余人，按“每張成績單1人”的方式進行存檔，工作繁重，易出差錯。因此，從2016年起，按專業(yè)、入學(xué)年級“每張成績單最多可容納15人”方式進行存檔（詳見表1），工作量減少90%，且不易出差錯。

3.2構(gòu)建索引數(shù)據(jù)

從學(xué)院的網(wǎng)絡(luò)教育管理平臺下載成績存檔的索引Excel文件（詳見表2），是按入學(xué)年份、畢業(yè)證號升序排列的，導(dǎo)入我校檔案管理系統(tǒng)后，在檔案管理系統(tǒng)中可準確查到某個人成績單所在頁數(shù)及順序號。

參考文獻

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